Qué es la lista de asistencia y cómo manejarla

La lista de asistencia es un documento que facilita el registro de la presencia o ausencia del personal en actividades dentro del centro de trabajo, como juntas, reuniones e incluso eventos. Su objetivo principal es llevar un control preciso para dar seguimiento, evaluar participaciones, cumplimentar requisitos y contar con un historial para la empresa.

¿Cómo manejar una lista de asistencia?

Para manejar una lista de asistencia existen varias alternativas, desde recursos manuales hasta sistemas automatizados. La elección del método más conveniente depende del tamaño de la empresa y las necesidades del registro:

• Formulario impreso: listas de papel que incluyen nombres de los empleados, fechas, firmas, entre otros datos importantes. Son especialmente útiles para el manejo de reuniones con pocos participantes y se pueden archivar con documentaciones de la empresa.

• Hojas de cálculo: en programas como Google Sheets y Excel se pueden crear listas de asistencia con columnas para nombres, fechas, observaciones y checklist de asistencia.

• Formularios en línea: Google Forms o Microsoft Forms son ejemplos de plataformas que permiten la creación sencilla de formularios personalizados, con la ventaja de que ofrecen informes automáticos.

• Programas de Software: herramienta digital que permite registrar la asistencia con funciones como reconocimiento facial, a través de tarjetas RFID o incluso con códigos QR incluidos en la credencial del trabajador.

• Nube: Google Meet o Zoom son plataformas que permiten registrar a los colaboradores en reuniones a través de videollamada con la función seguimiento de asistencia. Sirve para corroborar la participación sin necesidad de utilizar un programa adicional.

• Apps: herramientas con funciones de geolocalización que facilitan el registro de asistencia, turnos, horarios, y reportes en tiempo real.

¿Cómo hacer una lista de asistencia?

Aunque cada empresa puede determinar los elementos en sus listas de asistencia, hay algunos que no pueden faltar; entre los principales destacan:

• Nombres: los participantes deben estar plenamente identificados en la lista para evitar confusiones y discrepancias.

• Cargos: los puestos, equipos, departamentos y demás información relevante para la empresa debe tomarse en consideración.  

• Fecha y hora: saber cuándo se realizó la actividad, con horarios precisos es importante para generar registros históricos.

• Asistencia: indicar que la persona estuvo presente es un dato importante, pero se puede especificar si el asistente llegó tarde o se ausentó durante la reunión.

• Firma: en el caso de los formularios impresos, se puede contar con un campo para firma, en caso de que la junta haya tratado un tema de conformidad.

• Información de contacto: en algunos casos también vale la pena agregar teléfonos y correos electrónicos.

Las listas de asistencia son importantes para registrar la participación de colaboradores para detectar problemáticas a tiempo, gestionar correctamente los recursos y el tiempo de la empresa y también son un indicador del compromiso de los empleados. Por este motivo, el correcto manejo de estas herramientas, junto con el control de asistencia laboral, puede servir como documentación legal ante las autoridades correspondientes para acreditar el cumplimiento de obligaciones.