Qué es el CFDI y cuándo debes emitirlo

Si realizas alguna actividad económica formal, seguramente has escuchado hablar del CFDI, pero ¿sabes realmente qué es, cuándo debes emitirlo y por qué su formato XML es tan importante? Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber.

¿Qué es el CFDI?

El CFDI, o Comprobante Fiscal Digital por Internet, es un documento electrónico que respalda cualquier tipo de operación comercial. Es la versión digital de una factura, por lo que su emisión es obligatoria para personas físicas y morales que realicen actividades económicas sujetas a impuestos.

El CFDI es emitido y validado a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT), quien actúa como intermediario para asegurar que cada factura cumpla con los requisitos fiscales. Desde su implementación en 2011, este esquema ha buscado transparentar las operaciones comerciales, combatir la evasión fiscal y simplificar los procesos contables y administrativos.

¿Qué es el archivo XML del CFDI?

Al hablar de facturación electrónica, es fundamental conocer el archivo XML (eXtensible Markup Language), ya que es el formato oficial con validez legal ante el SAT. Cada vez que se emite una factura, se generan dos archivos: uno en PDF (para consulta visual) y otro en XML, que es el que contiene toda la información fiscal y comercial estructurada de manera que pueda ser leída y verificada automáticamente por los sistemas del SAT.

El archivo XML cuenta con respaldo técnico y criptográfico que garantiza su autenticidad. Entre sus características principales destacan:

• Es único para cada operación y para el receptor.

• Su autenticidad se verifica mediante el Certificado de Sello Digital (CSD).

• La información contenida no puede modificarse una vez emitido.

• Incluye una cadena original con fecha y hora de emisión, lo que permite validar su emisión en tiempo real.

En resumen, aunque el PDF es el formato más conocido por los usuarios, el archivo XML es el verdadero comprobante fiscal, el que debe resguardarse, presentarse en auditorías o usarse para trámites ante el SAT.

¿Quiénes deben emitir CFDI?

Toda persona física o moral que realice actividades económicas en México, ya sea vendiendo productos, prestando servicios, cobrando rentas o pagando sueldos, está obligada a emitir CFDI, de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes.

Esta obligación tiene sustento legal en el Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF) y en el Artículo 39 de su Reglamento, que establecen con claridad que cualquier ingreso, retención o transacción lucrativa debe estar respaldada por un comprobante fiscal digital. Es decir, si ganas dinero por una actividad registrada ante el SAT, debes emitir un CFDI, aunque el cliente no lo solicite.

Además, el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal funciona como la guía técnica para el llenado correcto del CFDI. Allí se establecen los lineamientos estructurales y reglas que deben seguirse para que cada factura digital sea válida ante la autoridad fiscal.

Tipos de CFDI

El SAT contempla distintos tipos de CFDI según la operación que se realice:

• CFDI de ingresos: por ventas, servicios o cualquier ingreso.

• CFDI de egresos: para devoluciones, descuentos o cancelaciones.

• CFDI de traslado: para mover mercancía sin venta directa.

• CFDI de nómina: para el pago de sueldos y prestaciones laborales.

• CFDI de pagos: cuando se reciben pagos en parcialidades o diferidos.

En resumen, emitir un CFDI no solo es una obligación fiscal, sino también una herramienta para dar legalidad y transparencia a cualquier operación comercial. Este documento electrónico permite comprobar ingresos y egresos, establecer compromisos claros entre proveedor y cliente, y sirve como base para cumplir con las declaraciones de impuestos ante el SAT.

Además, su uso previene fraudes ya que garantiza que quien emite el comprobante está formalmente registrado ante la autoridad.